LE DOCUMENT ET SON CONTEXTE, ENSEMBLE
Un PDF à lire.
Un contexte à partager.
Rendez les échanges plus concrets avec des annotations, des notes et des versions identifiables. Le document source conserve sa place dans votre GED.
CE QUI CHANGE AU QUOTIDIEN
Expliquer.
Compléter.
Conserver.
- Annotations par page et par version
- Tampons liés au statut documentaire
- Fusion PDF vers une nouvelle pièce à classer
UN EXEMPLE POUR COMPRENDRE
La pièce reste.
Le contexte s’enrichit.
Les annotations et les tampons rendent le travail visible, en conservant le document source. Cet exemple illustre le principe ; il ne s’agit pas d’une capture de l’application.
Facture
La pièce d’origine reste conservée.
Facture
Prestation vérifiée
Une note et un statut éclairent le traitement.
Annoter la bonne page de la bonne version
Un commentaire est plus utile lorsqu’il est lié à la pièce et à la page concernées. AlexDoc permet de positionner une annotation dans le PDF et de conserver son contexte de version. Vos équipes peuvent expliquer un point à vérifier sans modifier le fichier original.
Les annotations peuvent être retirées ou restaurées selon le parcours et les droits prévus. Leur gestion s’inscrit dans l’historique documentaire : le contexte de travail est conservé au lieu d’être dispersé dans des copies de fichiers annotés.
Relire les notes et les événements
Les notes apportent des précisions métier avec leur auteur et leur date. Le journal d’actions permet de suivre les interventions réalisées sur le document, en complément des informations de la fiche.
Versions, notes et statuts répondent à des questions différentes. La version identifie le contenu consulté, la note explique le contexte et le statut décrit une étape du traitement. Les distinguer facilite la relecture par une personne qui reprend le dossier.
Télécharger une pièce avec son statut documentaire
Les PDF préparés dans le parcours d’annotation peuvent intégrer les annotations et le tampon correspondant au statut réel de la pièce, par exemple validée, payée ou en litige. Le document d’origine reste conservé.
Un tampon facilite la lecture du contexte ; il ne remplace pas une signature électronique certifiée et ne déclenche pas un paiement. Le statut doit être compris selon les règles de votre organisation.
Assembler des PDF sans perdre leurs sources
La fusion permet de réunir plusieurs PDF dans un ordre choisi pour créer un nouveau document à classer. Les fichiers sources restent conservés. Le résultat rejoint un état de travail propre plutôt que reprendre automatiquement la validation ou les états financiers des pièces assemblées.
Cette fonction concerne le parcours de documents PDF statiques. Si vos fichiers contiennent des formulaires interactifs ou des signatures électroniques, leur traitement doit être étudié et recetté spécifiquement.
VOS QUESTIONS
Précisons
l’essentiel.
Les annotations modifient-elles l’original ?
Le parcours conserve l’original et distingue les contenus annotés. Les annotations sont liées à une page et à une version.
Le tampon « payé » réalise-t-il un règlement ?
Non. Il reflète un statut documentaire. Il ne correspond pas à une opération bancaire ni à une signature électronique certifiée.
LE PROCHAIN DOCUMENT, ON EN PARLE ?
Votre prochaine GED.
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