PARTAGER UNE PIÈCE AVEC UN CONTEXTE CLAIR
Le bon document.
Pour le bon échange.
Préparez un partage à partir de la version utile de votre pièce, avec une durée de validité et des droits d’action définis dans votre organisation.
CE QUI CHANGE AU QUOTIDIEN
Choisir la version.
Définir la durée.
Garder un suivi.
- Sélection du document et de sa version
- Liens de partage à expiration
- Révocation selon les droits autorisés
Collaborer autour d’une version identifiée
Le partage commence par le choix de la bonne pièce et de sa version. Cette étape compte lorsqu’un scan d’origine contient plusieurs pages ou lorsqu’une version classée diffère du fichier initial.
Le lien proposé dans AlexDoc correspond au document choisi dans le parcours. Avant de le transmettre, l’utilisateur vérifie le contenu qui sera consultable. Le partage d’une pièce reste une action explicite, distincte de son classement interne.
Définir une durée de consultation
Un lien de partage peut avoir une date d’expiration. Il permet la consultation à une personne qui dispose de ce lien ; il doit donc être transmis dans un cadre adapté au contenu et au destinataire.
L’expiration limite l’utilisation future du lien. Elle ne retire pas une copie qui aurait déjà été téléchargée par son destinataire. Les règles internes de diffusion restent à définir, notamment pour les documents sensibles.
Gérer les liens selon les droits
La création et la révocation sont soumises aux droits du rôle utilisateur. Les liens existants peuvent être consultés dans le parcours prévu pour suivre leur version et leur durée de validité.
La révocation rend le lien inutilisable pour une consultation ultérieure. Elle permet de terminer un partage lorsque son contexte a changé, sans supprimer la pièce de votre espace documentaire.
Organiser les échanges par e-mail
Le parcours d’envoi documentaire peut s’appuyer sur une messagerie configurée pour l’établissement. L’expéditeur et les paramètres de transport sont définis lors de la mise en place, afin que les échanges correspondent à votre organisation.
La recette porte sur la bonne pièce, la bonne version, l’expéditeur et les destinataires attendus. L’utilisation d’une messagerie dans un déploiement nécessite une configuration vérifiée ; elle n’est pas déduite du seul affichage d’un bouton d’envoi.
VOS QUESTIONS
Précisons
l’essentiel.
Faut-il un compte AlexDoc pour ouvrir un lien public de partage ?
Le lien de partage permet la consultation à la personne qui le détient pendant sa période de validité. Il doit être transmis au destinataire prévu.
La révocation efface-t-elle une copie déjà téléchargée ?
Non. Elle bloque les consultations ultérieures par le lien, sans agir sur les fichiers déjà téléchargés.
LE PROCHAIN DOCUMENT, ON EN PARLE ?
Votre prochaine GED.
Commençons par vos besoins.
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