DES DOCUMENTS QUI GARDENT LEURS REPÈRES
Des accès définis.
Des actions traçables.
La confiance documentaire se construit avec des droits clairs, des sources conservées et une exploitation organisée. Ces principes font partie du projet AlexDoc.
CE QUI CHANGE AU QUOTIDIEN
Qui accède.
Ce qui change.
Ce qui se conserve.
- Droits documentaires et établissements explicites
- Conservation des originaux et des versions
- Journal des actions et sauvegarde applicative
Attribuer les accès selon les responsabilités
Les droits sont liés aux profils et aux documents accessibles, avec des établissements explicitement autorisés. L’objectif est de donner les moyens nécessaires aux utilisateurs sans confondre un accès métier et une administration technique.
Les recherches et consultations restent soumises aux droits. La recette des profils fait partie de la mise en place : les utilisateurs doivent pouvoir accomplir leurs tâches dans leur périmètre prévu.
Conserver la source, comprendre les changements
Les originaux sont conservés, avec une gestion des versions et un historique d’actions. Notes, annotations et statuts permettent de comprendre le traitement du document. La corbeille récupérable aide à traiter une suppression documentaire sans la confondre avec un effacement définitif immédiat.
Les PDF annotés et les tampons de statut doivent rester distingués du fichier source. Cette séparation permet de relire le document d’origine et d’identifier le contexte de la version utilisée.
Organiser la sauvegarde et la restauration
La sauvegarde applicative couvre les données, les fichiers et la configuration nécessaires au fonctionnement de l’application. Une procédure de restauration doit permettre de contrôler les éléments restaurés dans un environnement distinct.
Les engagements d’exploitation, les durées de conservation et les objectifs de reprise sont à définir dans votre projet. Une sauvegarde applicative et une restauration complète de l’infrastructure sont deux niveaux de contrôle différents.
Définir le cadre adapté à vos documents
Le choix d’hébergement, les responsabilités de traitement et les dispositions contractuelles sont examinés selon vos données et votre organisation. L’enrichissement présenté repose sur une infrastructure IA privée ; les conditions d’exploitation sont précisées lors du cadrage.
La GED ne doit pas être confondue avec un service d’archivage électronique certifié ou un coffre-fort bénéficiant de certifications spécifiques. AlexDoc ne revendique ici aucune certification HDS, NF 461 ou NF 203.
VOS QUESTIONS
Précisons
l’essentiel.
La GED constitue-t-elle un archivage certifié ?
Les fonctions de conservation, versions et traçabilité ne suffisent pas à revendiquer un archivage certifié. Les exigences particulières doivent être étudiées séparément.
Peut-on restaurer un document placé à la corbeille ?
La corbeille est récupérable selon les droits prévus. Les règles de conservation et de suppression doivent être définies dans votre organisation.
LE PROCHAIN DOCUMENT, ON EN PARLE ?
Votre prochaine GED.
Commençons par vos besoins.
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