CHANGER DE GED, AVEC MÉTHODE
Une nouvelle GED.
Votre histoire préservée.
La reprise d’une GED ne se résume pas à déplacer des PDF. Nous étudions vos documents, vos index et les usages à conserver avant de préparer la migration.
CE QUI CHANGE AU QUOTIDIEN
Inventorier.
Rapprocher.
Valider.
- Périmètre de reprise documenté
- Contrôle des fichiers et des index disponibles
- Bascule préparée avec vos équipes
Commencer par ce qui est réellement disponible
Une reprise depuis Zeendoc dépend des documents et informations accessibles dans votre environnement source. L’inventaire distingue les fichiers, les index, les versions et les éléments d’historique qu’il est possible de récupérer.
Un PDF archivé n’est pas toujours le fichier original déposé. Cette différence doit être repérée et expliquée au départ. La reprise ne doit pas présenter comme récupéré un original que l’ancien système ne met pas à disposition.
Définir les correspondances métier
Les champs source sont rapprochés du modèle cible : établissement, fournisseur, référence, dates, montants, TVA, statut et affectations comptables. Les valeurs vides, les montants à zéro et les corrections historiques demandent une attention particulière.
Les correspondances sont validées sur des exemples avant le traitement complet. Un libellé identique ne garantit pas que les deux outils lui donnent exactement le même sens ; le contrôle porte donc sur le parcours métier, pas seulement sur les intitulés.
Contrôler les fichiers et les données reprises
Les contrôles de reprise peuvent rapprocher les inventaires, compter les pièces et vérifier les empreintes des fichiers. Les index et les montants sont comparés au périmètre défini. Les écarts doivent être expliqués et les éléments indisponibles clairement identifiés.
Une sélection représentative est ensuite relue avec vos équipes : recherche, ouverture du bon PDF, consultation des versions, lecture des statuts et préparation comptable. Cette recette donne une utilité concrète aux contrôles techniques.
Organiser la bascule, pas seulement l’import
Le moment où les nouvelles saisies s’arrêtent dans l’ancien outil doit être explicite. Sinon, des pièces arrivées après l’inventaire peuvent manquer dans le système cible. La reprise finale et le traitement des derniers écarts sont planifiés avant de changer les habitudes des équipes.
La synchronisation continue avec Zeendoc n’est pas incluse par défaut et l’équivalence de toutes ses fonctions n’est pas revendiquée. Nous définissons le périmètre dont votre entreprise a besoin et validons ce périmètre avant la bascule.
VOS QUESTIONS
Précisons
l’essentiel.
La migration reprend-elle automatiquement toutes les fonctions de Zeendoc ?
Non. La reprise documentaire et la couverture fonctionnelle sont deux sujets distincts. Les fonctions nécessaires sont étudiées et recettées dans votre projet.
Zeendoc reste-t-il synchronisé après la migration ?
Une synchronisation continue n’est pas en service par défaut. Les nouvelles pièces et le moment de bascule doivent être organisés explicitement.
LE PROCHAIN DOCUMENT, ON EN PARLE ?
Votre prochaine GED.
Commençons par vos besoins.
Une démonstration autour de vos usages, de vos équipes et de votre comptabilité.
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