LA PIÈCE ET SES ÉCRITURES, DANS LA CONTINUITÉ
Préparez l’export.
Gardez le contrôle.
Organisez les affectations, vérifiez les montants et conservez les lots transmis à la comptabilité. Le document reste lié à sa préparation comptable.
CE QUI CHANGE AU QUOTIDIEN
Des données préparées.
Un lot vérifiable.
- Profils fournisseurs par établissement
- Ventilations détaillées HT et TVA
- Aperçu, numérotation et historique des lots
UN EXEMPLE POUR COMPRENDRE
De la pièce au lot.
Chaque montant a sa place.
La préparation rapproche la facture et ses affectations. L’aperçu sert à vérifier le lot avant la génération du fichier et sa recette dans votre logiciel.
FAC-DÉMO-042
- Montant HT
- 1 200,00 €
- TVA
- 240,00 €
- Total TTC
- 1 440,00 €
| Affectation | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Charges | 1 200,00 | — |
| TVA | 240,00 | — |
| Fournisseur | — | 1 440,00 |
| Totaux | 1 440,00 | 1 440,00 |
Équilibre vérifié. Comptes et format à définir avec votre comptabilité.
Donner le bon contexte à chaque facture
Les habitudes comptables ne sont pas toujours les mêmes d’un établissement à l’autre. AlexDoc permet d’associer des profils fournisseurs, journaux et paramètres au bon périmètre, pour préparer les affectations avec davantage de contexte.
Ces informations restent modifiables selon les droits prévus. Un profil aide à préparer la pièce ; il ne dispense pas de vérifier qu’il correspond à l’achat concerné et aux règles de votre comptabilité.
Ventiler et vérifier avant de transmettre
Une facture peut nécessiter plusieurs lignes HT ou TVA. Les ventilations détaillées permettent de représenter cette répartition et de contrôler la cohérence des sommes. La distinction entre donnée absente et montant zéro reste conservée.
La préparation du lot s’appuie sur un aperçu équilibré et les critères d’éligibilité des pièces. La numérotation et la génération définitive font partie d’actions explicites : consulter un aperçu ne signifie pas transmettre des écritures à un logiciel externe.
Conserver les lots qui ont été produits
L’historique conserve le contexte des exports et leurs téléchargements. Les équipes peuvent retrouver le lot généré au lieu de tenter de reconstruire après coup ce qui a été transmis.
Les index peuvent également être exportés en Excel pour les besoins de consultation ou de rapprochement. Un index documentaire n’est pas la même chose qu’un fichier d’écritures : le livrable est choisi selon le besoin de l’équipe destinataire.
Valider le format avec votre logiciel comptable
Le nom d’un logiciel ne suffit pas à définir un format d’import. Version, journaux, comptes, séparateurs, encodage et règles de numérotation doivent être vérifiés. Nous cadrons le fichier attendu avec votre comptabilité puis préparons un échantillon représentatif.
L’import de recette dans votre logiciel est l’étape qui confirme le fonctionnement du parcours. AlexDoc ne revendique pas de certification Sage, EBP ou d’un autre éditeur sans validation correspondante. Le raccordement retenu et son périmètre sont définis dans votre projet.
VOS QUESTIONS
Précisons
l’essentiel.
L’export écrit-il directement dans notre comptabilité ?
Le parcours présenté prépare des fichiers de lots à importer. Il ne correspond pas à une synchronisation directe universelle avec tous les logiciels.
Comment vérifier la compatibilité avec notre logiciel ?
En définissant le format exact avec votre comptabilité et en réalisant un import de recette sur un échantillon comprenant les cas importants.
LE PROCHAIN DOCUMENT, ON EN PARLE ?
Votre prochaine GED.
Commençons par vos besoins.
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