Faites valider un échantillon dans le logiciel comptable cible avant de généraliser les exports. La concordance des montants et le traitement des cas particuliers comptent autant que la structure du fichier.
1. Identifier le format réellement attendu
Relevez le logiciel, sa version et le type d’import utilisé. Faites préciser les colonnes, l’ordre, le séparateur, l’encodage et le format des dates ou nombres. Un fichier qui s’ouvre dans un tableur n’est pas nécessairement un fichier accepté par l’import comptable.
Demandez un exemple validé et les consignes associées. Le nom d’un éditeur ne décrit pas toutes les variantes de formats et paramétrages utilisés par ses clients.
2. Rapprocher les paramètres métier
Vérifiez les journaux, comptes fournisseurs et affectations de charges ou TVA. Lorsque plusieurs établissements existent, distinguez leurs règles et assurez-vous que chaque document utilise le bon périmètre.
Les profils fournisseurs apportent des valeurs de départ. Une facture exceptionnelle peut cependant demander une autre ventilation ; l’utilisateur doit pouvoir comprendre et contrôler ce qui sera produit.
3. Tester les montants et les exceptions
Incluez dans l’échantillon les situations réellement rencontrées : facture simple, avoir, plusieurs taux ou plusieurs comptes HT. Contrôlez les signes, les totaux et l’équilibre débit/crédit attendu.
Une TVA absente ne signifie pas automatiquement TVA zéro. Les informations incomplètes doivent être identifiées et traitées selon les règles de votre comptabilité plutôt que complétées artificiellement pour permettre la sortie du fichier.
4. Vérifier la numérotation et les références
La référence fournisseur et le numéro de pièce interne n’ont pas nécessairement le même rôle. Définissez la numérotation attendue, son périmètre et le moment où elle est attribuée. Vérifiez également les dates et échéances nécessaires.
La recette doit expliquer comment un lot déjà produit est retrouvé et comment les reprises ou corrections sont traitées. Un aperçu et un export définitif doivent être distingués dans le fonctionnement quotidien.
5. Réaliser puis rapprocher l’import de recette
Importez l’échantillon dans le cadre de recette prévu avec la comptabilité. Comparez les lignes obtenues au fichier et aux pièces : comptes, journaux, dates, références, montants et totaux.
Conservez le résultat et les réglages acceptés. La préparation comptable AlexDoc s’inscrit dans cette méthode ; aucune compatibilité universelle ni certification éditeur n’est déduite de la seule production d’un lot.