Distinguez les données disponibles à la source, les correspondances prévues, les contrôles réalisés et les écarts acceptés. La bascule doit inclure les pièces arrivées pendant la reprise.
1. Figer un inventaire de référence
Identifiez les collections, établissements et périodes inclus. Relevez les identifiants source, le nombre de pièces et les index accessibles. Cet inventaire sert de référence aux comparaisons ultérieures.
Notez sa date et son périmètre. Un comptage effectué à deux moments différents peut varier simplement parce que de nouveaux documents sont arrivés : sans point de référence explicite, un écart normal peut ressembler à une perte.
2. Distinguer originaux, rendus et versions
Vérifiez quels fichiers l’outil source permet réellement de récupérer. Le PDF affiché peut être un rendu archivé, une version annotée ou un scan contenant plusieurs pièces. Aucun de ces cas ne doit être assimilé sans contrôle à un original natif indépendant.
Consignez les fichiers indisponibles et les substitutions connues. Lorsqu’une version classée est différente du scan d’origine, prévoyez comment les deux seront identifiées dans la cible.
3. Cartographier les index et les statuts
Pour chaque champ utile, définissez la correspondance : fournisseur, référence, établissement, dates, montants, TVA, statut et affectations. Conservez les nuances métier comme une donnée absente ou un zéro explicite.
Étudiez les historiques avec le même soin. Leur présence, leur ordre et leur sens peuvent être différents selon les outils. Une reprise de données ne constitue pas automatiquement une équivalence de toutes les fonctions de l’ancien logiciel.
4. Contrôler les imports
Rapprochez les identifiants, recherchez les doublons et comparez les empreintes des fichiers lorsqu’elles sont disponibles. Vérifiez les montants et les champs importants sur le périmètre défini.
Ajoutez une recette métier : retrouver la bonne pièce, ouvrir le bon PDF, relire les versions et utiliser les filtres. Une égalité de compteurs n’établit pas à elle seule que les documents sont correctement associés.
5. Préparer les derniers mouvements
Décidez quand les nouvelles saisies cessent dans l’ancien outil, comment les dernières pièces seront reprises et qui autorise la bascule. La période entre l’inventaire initial et le changement effectif demande un traitement explicite.
Une synchronisation continue n’existe pas par simple conséquence d’une migration. Elle doit être prévue, développée et validée si elle fait partie du besoin.
6. Documenter le résultat et les écarts
Le bilan de reprise doit distinguer ce qui a été importé, ce qui a été contrôlé et ce qui reste ouvert. Les exceptions sont plus faciles à traiter quand elles sont nommées et liées aux pièces concernées.
Pour un changement depuis Zeendoc, Expertis’IT étudie ce périmètre dans le cadre du projet de migration vers AlexDoc. Le but est une bascule comprise par les équipes, avec des éléments vérifiables.