Une GED se choisit sur sa capacité à faire circuler les bons documents entre les bonnes personnes, avec des droits, une recherche et des sorties adaptées à votre entreprise.
1. Décrire vos documents et leurs points d’entrée
Listez les principales familles de pièces : factures, avoirs, contrats, justificatifs ou documents de dossier. Pour chacune, précisez le canal d’arrivée et l’équipe responsable. Une facture reçue en pièce jointe n’a pas le même point d’entrée qu’un dossier papier scanné par lots.
Cette carte simple permet de tester la collecte en démonstration. Demandez ce qui se passe après un dépôt, comment un établissement est attribué et comment l’utilisateur sait qu’un traitement est terminé ou qu’un contrôle reste nécessaire.
2. Tester la recherche avec des questions concrètes
Préparez des demandes que votre équipe formule réellement : retrouver une facture dont on ne connaît qu’un montant, consulter les pièces d’un fournisseur sur une période ou retrouver le PDF correspondant à une référence.
Vérifiez la recherche dans le contenu, les filtres, l’aperçu et les versions. Une recherche efficace doit aussi respecter les droits : la bonne réponse n’est pas seulement de trouver une pièce, mais de la montrer à la personne autorisée.
3. Vérifier les exceptions, pas seulement le cas idéal
Une démonstration suit souvent une facture nette et complète. Votre recette devrait aussi inclure un scan imparfait, un fournisseur inconnu, un avoir ou une pièce à plusieurs taux de TVA. Observez le temps et la clarté du parcours de correction.
Demandez comment une information absente est signalée, si une correction humaine peut être écrasée par une nouvelle reconnaissance et comment l’utilisateur retrouve les actions déjà effectuées. Le traitement des exceptions détermine une grande partie du confort quotidien.
4. Mettre la comptabilité autour de la table
Si la GED doit préparer des écritures, associez la comptabilité avant le choix final. Recensez le logiciel et sa version, les journaux, le plan de comptes, les ventilations attendues et le format d’import accepté.
Un fichier exemple ou le nom d’un connecteur ne remplace pas un import de recette. Prévoyez des factures et avoirs représentatifs, puis rapprochez les montants et les références après import. Le guide de préparation d’un export comptable détaille ce travail.
5. Définir les conditions de reprise et d’exploitation
Avant la bascule, identifiez les documents et index qui peuvent être récupérés dans votre outil actuel. Faites préciser les contrôles prévus, les écarts qui seront documentés et le moment où les nouvelles saisies changeront d’outil.
Demandez également qui gère les comptes, les sauvegardes, les restaurations et l’assistance. Ces éléments doivent figurer dans le périmètre du projet, avec les conditions contractuelles applicables.
6. Comparer les solutions sur une même grille
Utilisez les mêmes cas pour chaque solution : déposer, reconnaître, corriger, retrouver, valider et exporter. Notez les étapes réellement montrées, les points restant à tester et les prestations à chiffrer. Vous obtenez une comparaison plus utile qu’un classement fondé sur le nombre de fonctions.
Pour AlexDoc, ces scénarios servent à construire la démonstration puis la recette de votre projet avec Expertis’IT.